El proyecto “Top 5″ de la Universidad de Washington
9 febrero 2010 - por juanj, archivado en Casos prácticos
(Publicado originalmente el 28/08/2009 en el Blog de usuarios de UNIVERSITAS XXI – INTELIGENCIA INSTITUCIONAL)
Hace unos meses, a través del Higher Education Data Warehousing Forum, conocí el proyecto “Top 5″ de la Universidad de Washington. Siempre me pareció una iniciativa muy interesante y desde entonces he tratado de seguir su evolución, con la esperanza de poder aprender algo de su experiencia y tratar de extrapolarlo a nuestro contexto.
Al parecer el proyecto surgió en 2007, según se recoge en un informe de la Oficina de Gestión de la Información, del que hago traducción libre:
“Como parte del plan estratégico, estamos trabajando para responder las 5 preguntas que los Decanos han identificado como las más relevantes. Las respuestas vendrán derivadas de datos provenientes del datawarehouse institucional y serán soportadas por definiciones consensuadas en la institución. Las cinco preguntas identificadas son relativas a recuentos de estudiantes y profesores, créditos matriculados, empleados y presupuestos. Se ha organizado un consejo de Decanos que continua trabajando para la resolución de las dificultades que han surgido. El objetivo es publicar los informes y las definiciones para dar respuesta a las 5 preguntas en primavera de 2008.”
Recientemente se han hecho públicos los resultados, que he estado analizando con interés y que os animo a examinar a través de los diversos enlaces de este texto. Tal y como esperaba, creo que del análisis de este proyecto se pueden extraer interesantes conclusiones. Para empezar, un puñado de – a mi juicio – buenas prácticas:
- Un objetivo director claro y concreto, centrado en aportar valor a un colectivo de usuarios de negocio: “to answer the top five most critical data questions identified by deans“, es decir, responder a las 5 preguntas de datos más críticas identificadas por los Decanos
- Un objetivo secundario no menos importante que el anterior: “to stablish a a repetable process for developing future institutional data definitions and reports that answer key data questions more efficiently“. Es decir, que el proyecto “top 5″ sirva de piloto o prueba de concepto para definir e instaurar un proceso repetible que se aplicará en lo sucesivo para generar resultados que respondan a otras preguntas críticas de la Institución de forma más eficiente.
- La existencia de una unidad organizativa que ostenta con claridad la responsabilidad del proyecto: la Oficina de Gestión de la Información
- El reconocimiento de la importancia que la participación del colectivo de usuarios tiene en el proyecto (los decanos), y la creación formal de un órgano orientado a canalizar esa participación (deans’ advisory group)
- La puesta en servicio incremental, (tan pronto haya resultados de valor) sin condicionar el comienzo de la explotación al 100% de la consecución (“…developed reports than answer most of the Top 5 questions.“)
Por otra parte, también pone de manifiesto las dificultades y riesgos que amenzan este tipo de iniciativas, principalmente la complejidad que se esconde tras preguntas aparentemente simples. Como podemos ver en el informe resumen ya mencionado, para poder responder a las 5 preguntas – aparentemente obvias -de los Decanos, la Universidad de Washington ha tenido que:
- Lidiar con las 17 dificultades relevantes recogidas en el informe (issues). Un vistazo rápido nos permite clasificarlas en las siguientes categorias (que a ninguno nos son ajenas ):
- Identificación y tratamiento de casos particulares o excepciones (ie: “counting students in informal, dual-degree programs“)
- Mala calidad en los datos (ie: “Inconsistent data entry“)
- Falta de criterios y definiciones institucionales (ie: “Lack of agreement on data definitions“)
- Limitaciones de los sistemas implicados (ie:”Inhability to do cross-unit accounting“)
- Integración de datos (“Lack of agreement in job classification codes and their aggregation“)
- Consensuar entre todos los implicados la definición y los criterios institucionales de 38 términos funcionales (ie:”Faculty“, “Beginning Balance” o “Non-Matriculated student“)
Mención aparte merece uno de los problemas identificados y que me parece relevante por lo específico del entorno Universitario (en oposición a los mencionados anteriormente y que se suelen presentar en cualquier iniciativa de BI independientemente de la naturaleza de la organización): me refiero al que ellos denominan “Complex, not fully understood university organization structure“, es decir, algo así como “estructura organizativa de la Universidad compleja y no completamente entendida”. La complejidad propia de las instituciones de educación superior es también referida en el artículo de Dave Wells “Institutional Intelligence: Applying business intelligence principles to higher education” como una barrera a la hora de abordar proyectos de I2 en las Universidades, si bien añade (pag. 3) que no obstante “estas instituciones conocen bien las disciplinas de la implementación incremental: la práctica de empezar pequeños y crecer de forma sistemática”. Este parece haber sido el enfoque de la Universidad de Washington con el proyecto “Top 5″ y su posterior conversión en una iniciativa de Reporting Institucional.
Las principales consecuencias positivas del proyecto son, a mi juicio, tres, y de importancia capital:
- Los decanos tienen un canal de autoservicio que responde a sus preguntas “top 5″ (a través de 11 informes)
- Se ha establecido un proceso repetible para la extracción de valor del DW
- “Top 5″ ha servido como prueba de concepto, como germen, de una iniciativa institucional más grande: ha evolucionado desde un proyecto “pequeño” hasta la iniciativa de Reporting Institucional , de alcance y calado globales.
Como conclusión final, creo que este proyecto ejemplifica cómo iniciativas concretas, acotadas, con objetivos bien definidos dirigidos por los usuarios y de alcance abordable, si bien no están exentas de complejidad y dificultades, pueden constitutir importantes casos de éxito interno que potencien la expansión de la Inteligencia Institucional en la Universidad.
¿Tenemos en nuestras Universidades iniciativas similares al proyecto “top 5″ en marcha o en mente? ¿En qué nos parecemos o nos diferenciamos de la Universidad de Washington que potencie o limite nuestra capacidad de llevar adelante proyectos de este tipo?
Como siempre, todos los comentarios son bienvenidos.
Un afectuoso saludo.
Juan Jesús Alcolea.
Deja tu comentario: